Biznes jest podatny na zmiany. Firmy rosną i maleją. Czasem poszerzają swój zasięg rynkowy, a czasem go tracą. Wprowadzają nowe produkty i usługi lub wycofują je. Zmieniają również sposób ich tworzenia, promowania i dostarczania.
Najczęściej, kiedy zmienia się model biznesowy firmy, praca zatrudnionych w niej ludzi i sposób jej wykonywania także ulega zmianie. Wiele organizacji wierzy, że pracownikom, którym płaci się za wypełnianie ich obowiązków, wystarczy powiedzieć, aby coś w nich zmienili. Być może istnieje przekonanie, że pracownicy dostrzegą potrzebę zmian zachodzących w firmie, rozpoznają ich długofalowe korzyści dla przedsiębiorstwa (oraz dla siebie samych) i staną się gotowi do ich zaakceptowania.
Jednak to rzadko wygląda w ten sposób.
Ludzie stawią opór zmianom, których nie rozumieją, lub nawet będą (jawnie lub skrycie) walczyć, sądząc, że nie leżą one w ich interesie. Jeśli cel zmian jest postrzegany jako napędzany przez zespołową chciwość, nadmierne wykorzystanie czy nadużycie zaufania, albo ich rezultat wygląda na krzywdzący dla pracowników, nie kupią ich. Ten fakt podkreśla potrzebę przekazywania przyczyn i korzyści zmian ludziom, których one dotkną i będą bezpośrednio dotyczyć.
Ludzie nie zmieniają się także w ciągu jednej nocy… nawet gdyby chcieli. Nie można im po prostu powiedzieć, żeby się zmienili. Ludzie przechodzą przez zmianę. Musi trwać przez jakiś okres, podobnie jak codzienne czynności i priorytety trwają w swoim czasie. To zajmie chwilę.
Zarządzanie zmianą w organizacji wymaga przemyślanego planowania i rozważnego wprowadzania w życie, włączając w to komunikację i konsultację z osobami, których zmiana dotyczy oraz ich zaangażowania. Jeśli będziesz chciał zmusić pracowników do przyjęcia zmian, przygotuj się na problemy.
Na Twoich barkach, menadżerze, leży rozważna odpowiedzialność za wprowadzenie zmian. Aby podjąć wyzwanie, musisz nauczyć się interpretować, komunikować i tworzyć możliwości.
Żeby pomóc Twoim ludziom przejść przez zmiany, musisz wpierw zidentyfikować punkt początkowy i końcowy – miejsce, w którym znajdujesz się teraz i w którym będziesz w wyniku zmiany. Później musisz określić dlaczego, co i kiedy – elementy, które pomogą Ci doprowadzić zmianę do skutku.
Powinieneś zrozumieć przesłanki za, zastrzeżenia przeciw oraz korzyści płynące ze zmian. Ta wiedza będzie Ci potrzebna, żeby poinformować Twoich pracowników o zmianie i zyskać ich akceptację. Im więcej zrozumieją ze zmian i ich zalet, tym łatwiej je przeprowadzisz.
Następnie zaangażuj ludzi, których bezpośrednio dotyka zmiana i zachęć ich do wprowadzenia jej we wspólnym wysiłku tworzenia planu. Zmiany nie da się wprowadzić bez współpracy i zaangażowania Twoich ludzi. Powinieneś także określić, kto będzie odpowiedzialny za co, kiedy, w jaki sposób będzie to mierzone oraz kto ma czuwać nad rezultatami. Wszyscy biorący udział we wcielaniu planu w życie musi dokładnie wiedzieć, czego się od niego oczekuje i jak będzie oceniany za wypełnienie swojej działki.
Kiedy już wprowadzisz plan, będziesz musiał monitorować postępy i zapewnić właściwe wsparcie, aby utrzymać swoich ludzi na właściwej drodze i w odpowiednich ramach czasowych. Jeśli niektóre czynności zmienią się pod wpływem sytuacji, w porządku – jak długo koncentrujesz się na ostatecznym celu.
W środowisku biznesowym zmiana jest nieunikniona. Menadżer, który rozpoznaje dynamikę zmian, może sprawić, że przejście przez nie będzie tak bezbolesne, jak to tylko możliwe dla wszystkich zaangażowanych osób. Im lepiej informujesz ludzi o potrzebach i korzyściach zmiany oraz dopuszczasz ich do tworzenia i wprowadzania jej, tym mniej dostrzegalne będzie przejście. Zmiana nastąpi dzięki Twoim ludziom, a nie im na złość.