Jako lider masz swoje ograniczenia. Fizyczne, finansowe, emocjonalne i mentalne. Granice wyznacza ilość czasu w ciągu dnia. Widywałem niezliczonych liderów, którzy niekiedy usiłowali ignorować ten prosty fakt, ze szkodą dla rodziny oraz fizycznego i psychicznego zdrowia. Każdy człowiek ma granice tego, ile jest w stanie zrobić.
Mądry lider rozumie, że czas to tylko jedno z wielu ograniczeń, które musi brać pod uwagę. Ponieważ wszystkie zasoby są skończone, mądry lider wyznacza sobie margines – fizycznie, finansowo, emocjonalnie i mentalnie – żeby zawsze miał możliwość zareagować na niespodziewane wydarzenia, w przeciwieństwie do tych, którzy nieustannie mocują się z ograniczeniami, bez możliwości wykonania dodatkowego ruchu.
- Gdzie jako mądry lider znalazłbyś się, gdybyś wyznaczył sobie zbyt mały margines?
- W jakich obszarach musisz się dopasować do sytuacji przez wykonanie kilku kroków wstecz?
Stwierdzenie „czas to pieniądz” jest oczywiste do bólu. Niemniej jednak, pieniądze to bardzo adekwatna metafora dla czasu. Jedno i drugie jest cenne. Jedno i drugie jest ograniczonym zasobem. Jednak, w przeciwieństwie do pieniędzy, w przypadku czasu nie możesz w każdej chwili sprawdzić stanu jego posiadania.
Mądry lider rozumie, że czas jest ograniczony i do minimum ogranicza stwierdzenia typu „Kiedy będę na emeryturze…”, „Kiedy dzieci wyprowadzą się z domu…” czy „Kiedy będę miał na koncie więcej pieniędzy…”, ponieważ unika wymówek do niezrobienia rzeczy, które są naprawdę ważne.
Mądry lider cały czas rozróżnia zadania pilne od tych naprawdę istotnych. Istotne rzeczy rzadko są pilne. Spędzanie czasu z żoną nie jest pilne, ale zawsze istotne. Słuchanie dzieci opowiadających, jak im minął dzień, robienie kluczowego biznesplanu czy ważne zadania z pracy zawsze mogą zostać wykonane następnego dnia. Tu nie ma deadline'u.
Z drugiej strony, pilne zadania mogą się wydawać istotne, dopóki lider nie spojrzy na ich ważność we właściwy sposób.
- Czy ważne rzeczy zajmują w Twoim życiu przestrzeń, którą chcesz im poświęcić? Zbyt małą? Za dużą?
- Zakładając, że w tej chwili tak nie jest, jakie kroki możesz wykonać aby zbliżyć istotne zadania do swoich faktycznych pragnień?
- Ile czasu w Twoim życiu zajmowała praca w wieku lat dwudziestu, trzydziestu, czterdziestuparu? Jaką masz teorię odnośnie zachodzących zmian?
Mądry lider rozumie swoje priorytety. Andrew Carnegie w dniach swojej świetności przywołał raz konsultanta i poprosił: „Powiedz mi, jak mam zyskać więcej czasu? Doba ma tylko 24 godziny. Mów! Jak mogę robić więcej?”. Konsultant odparł: „Napisz wieczorem listę wszystkich rzeczy, które musisz zrobić następnego dnia. Następnie ponumeruj te czynności według ważności, od najistotniejszych do tych najbardziej błahych. Nazajutrz zacznij od jedynki i wykonuj kolejne zadania zgodnie z numeracją. Zobaczysz, że twoja produktywność wzrośnie”. „Ile ci jestem winien?”, zapytał Carnegie. Konsultant stwierdził: „Ile uważasz za stosowne”. Po kilku dniach eksperymentu, Andrew Carnegie przesłał doradcy czek na 10 tysięcy dolarów, tak wiele znaczyła dla niego ta porada. Zanim zaczniesz dzień i będziesz wysłuchiwać od każdego, że ma dla Ciebie jakieś pilne zadanie, sam zrób taką listę czynności i ponumeruj je od najważniejszej do najmniej istotnej, po czym wykonuj je w tej kolejności. Uda Ci się zrealizować wszystkie punkty? Nie. Ale nie pozwolisz zdominować się tyranii pilnych zadań, które ograbiają Cię z tego, co naprawdę istotne. Kiedy skończy Ci się czas, nie zdążysz wykonać tylko tych najmniej ważnych punktów z listy. Na tym polega geniusz tego prostego triku z zarządzania czasem.
Lider może zachować wysoką jakość życia, tylko monitorując swoje zasoby energii. Na przykład, projekt, na którego wykonanie potrzebujesz sześciu godzin, może być mniej wyczerpujący niż taki jednogodzinny. Niekiedy bardziej czasochłonne zadanie, ze względu na swój charakter, może pozwolić Ci odpocząć i odzyskać siły. Planując swój dzień, miej zawsze na uwadze tę perspektywę, żeby wieczorem, kiedy wracasz do rodziny, mieć jeszcze energię dla bliskich, którzy w końcu są najważniejszymi osobami w Twoim życiu.
- Czy walczysz o energię rano, czy wieczorem?
- Czy masz problem w podtrzymaniu intensywności życia?
- Czy masz problem w zachowaniu intensywności działań wokół celów, które chcesz osiągnąć?
Rozwiązaniem dla Ciebie może być „plan 6x6”. To jedno proste pytanie: „Jakie sześć rzeczy masz zrobić w ciągu następnych sześciu tygodni, żeby zbliżyć się do wyznaczonych celów?”.
Odpowiadając na powyższe pytanie, tworzysz sześciotygodniowe przedziały, które pomogą Ci zwiększyć intensywność działań i przybliżą Cię do celów, które sobie wyznaczyłeś. Zamiast myśleć o terminach w minutach czy godzinach zaangażowania w projekt, wytrawny lider posługuje się przedziałami czasu zależnymi od rozmieszczenia własnej energii.