Nie ukrywajmy – komunikacja w miejscu pracy to jedna z najważniejszych kwestii. Dobrze prowadzona, pomaga wszystkim w zespole (w tym Tobie) zbudować poczucie zrozumienia i bycia wysłuchanym, a w rezultacie wszyscy czerpią korzyść z pracy w pozytywnym, zachęcającym i dobrze funkcjonującym otoczeniu. Analogicznie, nieefektywna komunikacja przynosi odwrotne skutki – idee przeciekają między palcami, a Ty i zespół czujecie rosnącą frustrację, niezrozumienie oraz spadek morale.
Działania leadera odgrywają kluczową rolę w każdym biznesie. O ile poprawa jakości komunikacji może się wydawać zniechęcającym, wręcz beznadziejnym zadaniem, o tyle można jej dokonać, a Ty, jako leader, możesz z powodzeniem przeprowadzić te zmiany. Wykorzystaj pięć proponowanych przeze mnie strategii poprawy komunikacji w miejscu pracy aby polepszyć wzajemne zrozumienie, udoskonalić środowisko pracy i podnieść zespołowego ducha. Pamiętaj, że poprawa komunikacji pociągnie za sobą dalsze sukcesy.
1. Obdarzaj niepodzielną uwagą. Czy spotykasz się z całym zespołem, czy jednym pracownikiem, skupienie całej swojej uwagi na rozmówcy znacznie poprawi to, jak jesteś postrzegany. Jak często rozmawiałeś z kimś, kto nieustannie patrzy na ekran telefonu czy gdziekolwiek indziej, równocześnie słuchając czy mówiąc? Brak skupienia dewaluuje konwersację, powodując, że ludzie się z niej wyłączają. Zadbaj o częsty kontakt wzrokowy podczas rozmów i spotkań oraz odłóż na bok wszystkie inne rzeczy, by wizualnie pokazać Twoje skupienie i zachęcić rozmówców do dalszej obecności.
2. Znajdź czas na słuchanie. Nie dominuj konwersacji. Po chwili ludzie przestaną zwracać uwagę na to, co mówisz i Twój komunikat nie trafi do odbiorcy. Bądź oszczędny w słowach, unikaj nadętych i pustych wyrażeń. Rób pauzy po najważniejszych kwestiach, dając czas na pytania lub sprawdzając zrozumienie Twojej wypowiedzi. To pomoże członkom Twojego zespołu poczuć się aktywnymi rozmówcami.
3. Zwracaj uwagę na sposób komunikacji. Słowa to tylko ułamek komunikatu, jaki kierujesz do odbiorcy. Język ciała i intonacja odgrywają ogromną rolę w postrzeganiu rozmówcy oraz wpływają na efektywność przekazu. Przybieraj zrelaksowaną postawę i odpowiedni wyraz twarzy podczas rozmowy z podwładnymi. Ręce trzymaj raczej opuszczone wzdłuż ciała niż skrzyżowane na piersi – to defensywna postawa. Nie unikaj kontaktu wzrokowego oraz uśmiechaj się, kiedy jest to na miejscu, a także przytakuj z uwagą, słuchając.
4. Róbcie notatki. Nieważne, jak udane było spotkanie, prawdopodobnie uczestnicy i tak nie zapamiętają wszystkiego. Na początku wyznacz jedną osobę, która będzie robić notatki. Później roześlesz ich treść do wszystkich jako podsumowanie i odświeżenie wiadomości. Krótkie, zwarte notatki sprawią, że najważniejsze informacje pozostaną zawsze świeże w głowach Twoich rozmówców.
5. Informuj i inspiruj. Komunikacja to forma wymiany informacji. Wyjaśnianie i precyzowanie Twoich myśli jest niezbędnym elementem roli leadera. Jednak przekazanie wiadomości zespołowi to tylko połowa zadania. Jako leader sprawiaj, żeby Twoje wysiłki inspirowały zespół na równi z informowaniem go. Z wyprzedzeniem planuj spotkania i rozmowy, żebyś mógł efektywnie żonglować informacją i inspiracją. Jeśli to dla Ciebie szczególne wyzwanie, pomocna może się okazać pomoc mentora lub coacha.
Efekty udoskonalonej komunikacji mogą, ale nie muszą uwidocznić się od razu. Poczekaj jakiś czas, a w końcu Twoja firma zacznie czerpać korzyści z lepszej komunikacji w miejscu pracy. Spotkaj się z kolegą z pracy lub mentorem, jeśli tylko to możliwe i porozmawiajcie o czynionych postępach. Zróbcie też burzę mózgów, co jeszcze można zrobić dla poprawy komunikacji w zespole.
